Johtamien & organisaation kehittäminen
Kehittämishaaste: Yritys X - Sisäinen viestintä
Meidän tiimin kohdeyritys tässä projektissa ei ehtinyt johdon kiireiden vuoksi mukaan työstämään tätä meidän kanssamme, näin ollen emme saaneet heidän kanssa haastattelua sovittua. Kohdeyritystä kuvataan tässä projektissa heidän pyynnöstä yritys X:nä. Sisäinen viestintä valikoitu kehittämishaasteeksi omakohtaisen kokemuksen perusteella, sillä yksi meidän tiimin jäsen työskentelee yritys X:ssä. Koronaviruksen aiheuttamien poikkeustoimien vuoksi, koko tiimimme ei päässyt haastattelemaan yrityksen henkilöstöä vaan yrityksessä työskentelevä tiimimme jäsen, haastatteli muuta henkilöstöä työpaikallaan. Sisäinen viestintä nousi jokaisessa keskustelussa heikoimmin toimivaksi osaksi.
Mitä sisäinen viestintä sitte on? Joki määrittelee sisäisen viestinnän henkilöstöasiantuntijan käsikirjassaan yrityksen sisäisenä tiedonkulkuna. Sen avulla jaetaan tietoa, rakennetaan oikeaa ja selvää yrityskuvaa, viestitään henkilöstölle erilaisten toimenpiteiden ja muutosten syistä sekä seurauksista, lisäksi sitoutetaan henkilöstöä.
1. Lähtötilanne ja selvitys
Haasteena yritys X:ssä on sisäisen viestinnän heikkous ja puute. Sisäinen viestintä on muodostunut yhdeksi tärkeimmäksi osa-alueeksi etenkin viimeisen vuoden aikana vallinneen koronavirus pandemian vuoksi. Pandemian vuoksi myös yritys X:ssä on jouduttu rajoittamaan työntekijöiden kulkua eri osastojen välillä sekä rajaamaan henkilömääriä yrityksen tiloissa. Tämä on johtanut entistä vaikeampaan tilanteeseen yrityksen sisäisessä viestinnässä. Vuorovaikutus ja tiedottaminen on entistä heikompaa, joka olisi edellytys kaikelle toiminnalle.
Huonosti toimiva sisäinen viestintä aiheuttaa ns. puskaradion syntymisen, mikä ruokkii huhujen syntymistä ja turhautumista työntekijöiden keskuudessa. Tiedonkulun ongelmat kohdistuvat myös harmillisesti suoraan työtehtäviin, joita jätetään tekemättä siitä syystä, ettei tieto tehtävästä välittynyt. Haastatteluiden perusteella moni työntekijä koki, ettei käynnissä olevista asioista tai tulevista muutoksista informoida riittävästi. Tämä aiheuttaa epävarmuutta sekä luottamuksen heikkenemistä, mikä kaikki heijastuu myös työntekijöiden välityksellä asiakkaisiin asti.
Vaikka tiedonkulku ja viestin välittyminen on tärkeää, on sisäinen viestintä muutakin. Sillä nostetaan yhteishenkeä, sitoutetaan henkilöstöä ja luodaan vuorovaikutusta, mitkä kaikki ovat yhteydessä työn tuottavuuteen. Vuorovaikutus työyhteisössä etenkin näin poikkeuksellisena aikana on erittäin tärkeää, jonka vaikutukset näkyvät niin motivaatiossa, tuottavuudessa kuin työhyvinvoinnissa.
Lähtötilanteessa yrityksen X viestintä ei ole avointa eikä yrityksen johto tiedosta, mistä heidän tulisi tiedottaa tai kehittää keskustelua työyhteisössä. Tulee kartoittaa miten viestitään, missä, millä aikataululla ja kuka siitä vastaa.
2. Toimintasuunnitelma
Yritys X:ssä on käytössä tällä hetkellä perinteinen ilmoitustaulu, WhatsApp keskustelusovellus henkilökohtaisissa työpuhelimissa sekä ns. puskaradio, minkä kautta tiedonkulku on katkeilevaa. Yrityksessä ei ole valittuna yhtään pääkanavaa sisäiseen viestintään, vaan tieto kulkee henkilöstölle vaihtelevasti eri kanavia pitkin, mikä aiheuttaa hämmennystä sekä epäselvyyttä haastatteluiden perusteella. Henkilöstön luottamus tiedonkulkuun on kadonnut.
Me haluttiin löytää yritykselle yhteinen ja kaikille toimiva sekä saatavilla oleva viestintäkanava. Tavoitteena oli se, että kaikki työpaikalla saisi saman informaation tasapuolisesti ja ajankohtaisesti. Sillon vältytään siltä, että tieto kulkee rikkinäisen puhelimen lailla eikä kukaan tiedä, keneltä tuleva tieto on oikeaa ja luotettavaa. Aktiivinen ja tasokas viestintä lisää myös yhteisöllisyyttä, jolla on suuri vaikutus työhyvinvointiin.
Tultiin siihen tulokseen, että Teams olisi paras vaihtoehto tälle yritykselle. Teamsin avulla kaikki tieto saadaan yhteen paikkaan ja kaikki saa sen samanaikaisesti. Työn sujuvuus paranee, kun tietoa ei tarvitse metsästää eri kanavista.
Henkilökunta saa myös koulutuksen Teamsin käyttöön liittyen.
3. Teams & koulutus
Microsoft Teams on viestintä ja yhteistyöalusta. Se mahdollistaa tiimityöskentelyn, kokoukset ja yleisen yhteydenpidon työyhteisössä.
Valittiin juuri Teams yhteistyöalustaksi, koska yrityksessä X on useita osastoja, esimiehiä ja paljon henkilöstöä, jotka eivät kohtaa viikottain saatika päivittäin työpaikalla. Teams on myös vaivaton mukauttaa yritykseen X, sillä heillä on käytössä Microsoftin työkalut sekä sähköposti ja kaikilla työntekijöillä on työpuhelin, johon Teamsin sovellus on ladattavissa. Teams mahdollistaisi myös erilaisten materiaalien jaon helposti ja nopeasti organisaation sisällä. Esimerkiksi työvuorolistojen, tiedotteiden, kokousten ja mainonnan jakaminen kaikkien nähtäville helpottaisi ja tehostaisi esimiesten työtä.
Uuden kommunikaatioalustan käyttöönotosta viestitään henkilöstölle hyvissä ajoin sekä järjestetään kaikille yhteinen koulutustilaisuus, sillä on ehdottoman tärkeää että jokainen yrityksessä työskentelevä osaa kommunikoida oikein ja oikeassa kanavassa. Henkilökunnalle järjestetään koulutusta kahtena eri päivänä. Koulutuksen järjestäminen on erittäin tärkeää, uuden alustan toimivuuden kannalta. Johdon tulee näyttää esimerkkiä edistyksestä. Teamsin käyttöönotosta ja toiminnasta löytyy runsaasti ohjeita internetistä mm. videoiden muodossa, joka helpottaa työpaikalla suoritettavaa koulutusta.
4. Lopputulos ja pohdinta
Lopuksi yrityksessä työskentelevä tiimimme jäsen esitteli sisäisen viestintäsuunnitelmamme muutamalle kollegalleen. Heille kerrottiin, viestintäalustasta, koulutuksesta sekä niiden mahdollisista vaikutuksista työpaikalla. Suunnitelma sai positiivisen vastaanoton.
Yritys X.n työntekijä kommentoi ideaa että "Kuulostaa hyvältä, olisi kiva saada kaikki tieto samaan paikkaan. Koulutuskin on tervetullut, sillä en ole itse käyttänyt kyseistä alustaa ennen."
Kokonaisuudessaan Teamsin käyttöönottaminen sekä kouluttaminenYrityksessä X helpottaa työn sujuvuutta, läpinäkyvyyttä ja luo yhteisöllisyyttä sekä tasa-arvoa työympäristössä. Muutoksien ansiosta yleinen työhyvinvointi paranee ja lisää yrityksen tuottavuutta.
Organisaatiokulttuurin kehityksen kannalta on myös erittäin tärkeää päivittää vanhat toimintatavat, pitää henkilöstö ajantasalla ja visioida tulevaisuuteen jatkuvaa kehitystä.
Lähteet:
Grouzova, I. (2016). Toimiyksikön x sisäinen viestintä. Opinnäytetyö. Liiketalouden koulutusohjelma. Karelia ammattikorkeakoulu. Haettu 12.4.2021 osoitteesta https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/114886/sisainen%20viestinta.pdf?sequence=1
Joki, M. & Joki, M. (2018). Henkilöstöasiantuntijan käsikirja (6., uudistettu painos.). Kauppakamari.
https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/